گزارش نویسی

در ادامه نکات مهمی از مبحث گزارش نویسی به اطلاع می رسد. 

به نظر میرسد در نظر گرفتن این نکات میتواند ما را در راه گزارش نویسی یاری دهد: 

n مقصد گزارش، گزارش خود را برای چه کسی یا چه سازمانی ارائه خواهید کرد؟

این سازمان و کارشناسان مرتبط با گزارش چه وی‍‍ژگی­هایی دارند و چه مواردی در گزارش برایشان اهمیت دارد؟

می خواهند در گزارش چه مواردی وجود داشته باشد؟

انتخاب مقصد در گزارش باعث می شود موارد مطرح در گزارش هدفمند باشد و اطلاعات آن، همه آن چیزی باشد که مخاطب انتظار آن را در گزارش دارد.

سازمان و گروه­های مخاطب در گزارش هر کدام روش­های ارائه خاص خود را دارند و نکات خاصی را مورد توجه قرار می­دهند و با توجه به این نکته نمی­توان یک گزارش را برای مخاطبان مختلف استفاده کرد و حتما می­بایست بنا به ضرورت مواردی را کم یا اضافه نمود.

n وی‍ژگی های یک گزارشگر، در همۀ سازمان­ها و گروه­ها، افرادی به این کار مشغول هستند. کسانی که مسئول نوشتن گزارش در مجموعۀ شما هستند، می­بایست مهارت­های مشخصی را داشته باشند. این مهارت شامل: تسلط بر ادبیات و آیین­نگارش، آشنایی با مهارت­های  ICDL و فنون ارایه موثر و ... است.

همچنین شناخت ابعاد اتفاق توسط شخص گزارشگر و مشاهده روند کار، می تواند تاثیر به سزایی به هنگام تدوین گزارش داشته باشد.

n تفاوت گزارش با مستندات یک پروژه، خیلی از افراد گمان می­کنند که گزارش همان مستندات گردآوری شده است و تفاوتی برای آن قائل نمی­شوند.  باید دانست که گزارش بر اساس مستندات تهیه می­شوند و در واقع خود مستندات نیست.

مستندات در واقع سبدی از اسناد آنچه اتفاق افتاده است و شامل تمام وقایع،‌ افراد و تغییرات حینِ کار می­باشد که لزومی ندارد در گزارش همه آنها قید شود. مگر در شرایطی که مخاطب گزارش از شما بخواهد یا اینکه شخص گزارشگر به عنوان رکن سوم گزارش تشخیص بدهد. از سوی دیگر گزارش­دادن همه مستندات، حجم گزارش را بالا خواهد برد و مخاطب به سختی می­تواند گزارش را تفکیک کرده و مطالعه کند. باید دقت نمود که گزارش جمع­آوری مستندات و بایگانی آنها نیست.